Günlük iş hayatımızda iletişim için en çok tercih edilen araçlardan biri e-postalardır. Bireysel ya da kurumsal kullanımda çok önemli bir rol oynayan e-postalar zaman içinde büyük bir sorunu da beraberinde getirir: posta kutularının boyutlarının kontrolsüz bir şekilde artması.
Özellikle sistem mühendisleri IT uzmanları ve bilişim sektöründe çalışan kişiler için 10GB, 20GB hatta 30GB gibi devasa boyutlara ulaşan posta kutuları sık karşılaşılan bir durumdur. Kullanıcılara e-postalarını temizlemeleri gerektiği söylendiğinde genellikle “Tüm maillerim gerekli” yanıtı alınır. Ancak kurumsal yapılarda e-postaların bir kopyasının zaten arşivlendikleri unutulmamalıdır.
Her ne kadar e-posta arşivleme çözümleri veya bulut bilişim altyapıları ile 100GB büyüklüğünde arşivler bile kolaylıkla saklanabiliyor olsa da asıl sorun posta kutusundaki e-posta sayısının kontrolsüz bir şekilde artmasıdır. Bu noktada Microsoft’un sunduğu etkili bir çözüm olan Outlook Conversation Clean Up özelliği devreye giriyor.
Outlook Conversation Clean Up Nedir?
Outlook’un “Conversation Clean Up” özelliği posta kutunuzda tekrarlanan ve gereksiz olan e-postaları otomatik olarak silerek fazlalıklardan kurtulmanızı sağlar. Bu özellik sayesinde e-posta dizilerinde sadece en güncel olan e-posta kutunuzda kalır diğer e-postalar silinir. Örneğin bir e-posta dizisinde yer alan yanıtlar tüm önceki iletileri de içerir. Bu nedenle dizinin sonunda yer alan en güncel yanıt tüm e-posta zincirini kapsar. Conversation Clean Up bu mantıkla hareket ederek fazlalıkları ortadan kaldırır.
Outlook Conversation Clean Up Özelliği Nasıl Kullanılır?
Conversation Clean Up özelliğini kullanmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz;
– Outlook’u açın ve Home (Ana Sayfa) sekmesine geliniz.
– Delete (Silme) bölümü altında bulunan Clean Up seçeneğine tıklayınız.
Karşınıza üç seçenek çıkacaktır;
– Clean Up Conversation (Konuyu Temizle): Sadece seçili olan e-posta dizisini temizler.
– Clean Up Folder (Klasörü Temizle): Seçili olan klasördeki tekrarlanan e-postaları siler.
– Clean Up Folder & Subfolders (Klasör ve Alt Klasörleri Temizle): Seçili olan klasör ve tüm alt klasörlerdeki tekrarlanan e-postaları siler.